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03 Ott 7 consigli per una buona pulizia del vostro CRM

La duplicazione dei dati nel CRM non è più un grosso problema: l’automazione consente di  individuare molte delle voci duplicate che un tempo affliggevano i sistemi CRM, ma questo non ha migliorato la qualità dei dati. Questo perché i dati del CRM decadono in modo organico con un tasso compreso tra il 3 e il 4% al mese. La pulizia dei dati è cambiata, ma è ancora importante.
Ecco quindi 7 suggerimenti per mantenere i record puliti e aggiornati.
1. Stabilire una manutenzione regolare
Il primo passo sta nell’effettuare una pianificazione regolare per la revisione e la pulizia dei dati del CRM. La frequenza di manutenzione consigliata varia da esperto a esperto, ma la maggior parte condivide che una pianificazione trimestrale di manutenzione sarà sufficiente.
2. Automatizzare la pulizia
Sarà necessaria una certa misura di revisione e pulizia manuale, che può essere notevolmente ridotta grazie ai sistemi automatizzati incorporati o offerti da terze parti che controllano i duplicati e li eliminano automaticamente.  Questa è una tecnologia fondamentale per tutti i moderni CRM. Una buona de-duplicazione automatica non unirà più record per lo stesso contatto, ma valuterà anche i record che sembrano sospettosamente simili, per essere riesaminati manualmente.
3. Utilizzare report
Gli strumenti automatizzati integrati nel CRM aiutano ad  identificare dove spendere maggiori sforzi di manutenzione; a tal fine, vanno utilizzati i report per controllare i progressi e i miglioramenti delle procedure di pulizia.
4. Scoprire le modifiche con i dati di riferimento
Utilizzate dati referenziali per individuare le differenze e i record che sono rimasti immutati. I dati nel CRM possono essere abbinati a queste fonti referenziali attendibili come un modo per convalidare in modo indipendente i dati CRM. I dati referenziali possono servire sia come bandiera o come trigger per aggiornare automaticamente i record di contatto nel CRM in modo che corrispondano alla sorgente di riferimento.
5. Archiviare i vecchi dati
I requisiti di conformità possono limitare l’eliminazione di vecchi dati per alcune aziende. Altre aziende vogliono una storia delle transazioni precedenti, i cambiamenti di indirizzo e le note che servono poco uso corrente, ma potrebbero avere valore in contesti speciali.
Gli utenti devono trovare i dati necessari, ma una marea di dati inconsueti o storici può limitare l’utilità di un CRM. Una tattica per tenere puliti i record è l’archiviazione di dati vecchi e poco utilizzati. Spostando vecchi dati dal sistema o almeno nascondendoli dalla ricerca generale e dalla revisione, è possibile accelerare le prestazioni e migliorare l’utilità CRM.
6. Pulizia in outsourcing
Trovare dati duplicati o incompleti è una cosa, gestire correttamente questi record è un altra. Per piccoli database CRM, l’automazione e una piccola revisione manuale potrebbero essere sufficienti. Tuttavia, per i grandi sistemi di dati, talvolta può essere utile dare in outsourcing il servizio di pulizia dei dati. I servizi di pulizia dati in outsourcing non solo possono pulire in modo efficiente e preciso i dati CRM, ma possono anche aiutare le aziende a sviluppare processi e automazioni che riducano il tempo necessario per pulire i dati in futuro.
7. Prevenzione
Naturalmente, uno dei modi migliori per pulire il sistema CRM consiste soprattutto nel non introdurre incongruenze e dati difettosi. Ciò non contribuisce a diminuire la decadenza dei dati, ma ridurrà altre forme di dati difettosi.
La prevenzione dei dati difettosi inizia con buoni modelli: evitare troppi campi obbligatori e mantenere la forma web breve e semplice; automatizzare le scelte dei campi con tendine aiuta a prevenire l’errore umano.