Cruscotti e report nel Crm

10 Gen CRM: cruscotti e report sempre pronti

I cruscotti e i report sono strumenti chiave nella gestione di un sistema CRM. Progettati e utilizzati correttamente, consentono ai manager di mantenere sotto controllo tutto il CRM, incluse vendite, marketing e assistenza. Fortunatamente quasi ogni sistema CRM è dotato di un solido set di strumenti per la costruzione di dashboard e report. Tuttavia, questi strumenti devono essere utilizzati efficacemente per dare un’idea chiara di ciò che sta accadendo nel business.

Il metodo più semplice è la dashboard (cruscotto). Questo è (di solito) un’unica schermata che mostra a colpo d’occhio gli elementi fondamentali di tutta l’attività. Non è intesa per essere completa, ma per evidenziare i fatti più importanti. I cruscotti dovrebbero concentrarsi su tre o quattro elementi, mai più di cinque, e visualizzarli in modo molto visivo. Questo di solito significa un uso intenso di grafica e colori primari altamente saturi per far uscire le informazioni all’utente. Queste cose possono sembrare esagerate, ma l’obiettivo è creare una pagina che possa essere assimilata all’istante.
In questo caso l’aspetto chiave è la selezione: bisogna scegliere solo i dati più importanti e immediati da visualizzare, ignorando le informazioni storiche e concentrandosi su ciò che sta cambiando rapidamente. I cruscotti dovrebbero anche essere veloci da visualizzare: la velocità e il rapido trasferimento di informazioni sono la chiave per una dashboard efficace.  Sebbene sia possibile averne più di una è una buona idea limitarsi al massimo a due. Se necessario bisogna cercare di rendere le informazioni con un look più completo, ma senza troppi dettagli.

I report invece dovrebbero essere progettati per fornire informazioni complete in un formato facile da digerire. L’obiettivo qui è quello di dare un quadro completo dello stato del business o di un aspetto di esso. I report sono la linfa vitale di una buona gestione, forniscono ai responsabili le informazioni per gestire il business senza intoppi; per quanto possibile dovrebbero essere quasi in tempo reale, in modo che i manager possano stare al passo con ciò che sta accadendo.
Un report complesso può iniziare con un riepilogo delle informazioni rilevanti, ma dovrebbe essere sufficientemente condensato e facile da leggere in modo che l’utente possa cogliere immediatamente i punti importanti. Per quanto possibile, i soggetti del report dovrebbero essere separati per argomento in modo che l’utente non debba sfogliarlo per trovare le informazioni rilevanti. Idealmente, il rapporto dovrebbe essere riepilogato nel primo paragrafo o nella prima riga del foglio di calcolo; i fogli di calcolo sono un buon modo per riassumere le informazioni, se sono accurate e ben progettate, utilizzando trucchi tipografici come caratteri in grassetto o diversi per evidenziare le informazioni importanti per il lettore.

Perchè i dati contenuti nel CRM siano sempre fruibili e diano le giuste informazioni a supporto delle scelte, bisogna dedicare del tempo a progettare report e dashboard in modo che siano facili da comprendere e forniscano il massimo di informazioni.
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