14 Apr Gestire le opportunità di vendita nel CRM

La gestione delle opportunità commerciali in un’azienda, è uno degli argomenti in cui l’introduzione di un sistema di CRM meglio consente l’aumento delle performance ed il miglioramento della qualità dei processi, operando una vera e propria riorganizzazione in azienda del reparto Vendite, documentando e sincronizzando  le attività e fornendo un quadro contenente parametri utili per le analisi.

Tra gli obiettivi che un’azienda persegue gestendo le opportunità di vendita all’interno di una soluzione CRM possiamo evidenziare i seguenti:

  • avere sempre una visione delle opportunità aperte, dei valori in gioco e degli stati di avanzamento, ai fini di una previsione degli ordini in arrivo;
  • identificare le milestones più importanti dei processi di vendita, onde migliorare la capacità aziendale di produrre report di analisi e previsioni;
  • individuare eventuali anelli deboli nei processi di vendita;
  • consentire al commerciale di lavorare con un metodo razionale che lo aiuti nello svolgimento delle sue funzioni e fornire ai commerciali junior percorsi collaudati, sulla base dei quali iniziare le nuove esperienze;
  • programmare alert;
  • consentire all’azienda di verificare le performance di parametri richiesti (numero di telefonate fatte, numero di incontri settimanali, valore delle offerte, ecc);
  • dare al commerciale la possibilità di osservare in retrospettiva le sue azioni, col fine di migliorare il percorso per le attività future.

Codificando e inserendo le opportunità di vendita nel CRM è possibile  effettuare proiezioni, analisi e stati di avanzamento; inoltre con un’opportuna customizzazione i sistemi CRM consentono all’azienda di inserire ulteriori campi, secondo proprie necessità.

Alle opportunità commerciali aperte, fanno riscontro incontri, telefonate e riunioni che coinvolgono il commerciale, il prospect, i partner ed i colleghi. L’agenda condivisa di un software di CRM consente di inserire tali eventi, dando visibilità a tutta azienda, di inserire “alert”che possano fungere da promemoria. Dal momento in cui un’opportunità nasce ogni incontro, telefonata o altro dato attinente dovrebbe essere inserito in agenda, per evitare dimenticanze e per avere un programma dei tempi previsti.
Analizzando la propria agenda passata, in sostanza, il commerciale può pian piano meglio programmare il tempo speso in ogni opportunità e migliorare la capacità di prevedere i risultati.

Per far avanzare le opportunità, oltre a riunioni e visite, spesso si svolgono altre attività, sia interne sia esterne. Non va però confuso il concetto di agenda con quello di attività: nell’agenda si registra quanto programmato, le attività inserite sono invece il rendiconto di quanto effettivamente fatto (telefonate di coordinamento, preparazione di demo, redazione di documenti, verifiche e test, rilevazione della concorrenza sono solo alcuni esempi.).

La registrazione delle attività consente di dettagliare approfonditamente ogni singola azione, arrivando al livello desiderato dall’azienda. In molti contesti, tale registrazione, pur rappresentando un costo in termini di tempo, è considerato un patrimonio informativo importantissimo; di ogni opportunità, infatti, si ha la storia completa che consente di costruire negli anni un processo basato sull’esperienza comune.
Il controllo delle attività svolte, inoltre, aiuta a calcolare il costo che l’azienda sopporta per ogni vendita, con l’obiettivo di migliorare la previsione della profittabilità.